Usługę można aktywować z poziomu programów Rachmistrz lub Rewizor nexo/GT lub z Konta InsERT, posiadając aktywną licencję jednego z systemów księgowych. Aby aktywować Portal Dokumentów należy:

• przejść do modułu Dokumenty Pobrane (nazwa modułu jest taka sama dla linii GT i nexo).
• moduł znajduje się w grupie Księgi, po lewej stronie ekranu.
• podczas pierwszego uruchomienia modułu konieczne jest udzielenie zgody na przetwarzanie danych i zaakceptowanie regulaminu Portalu Dokumentów oraz Portfela InsERT.

Tak, dostęp do aplikacji jest bezterminowy, natomiast przesyłanie dokumentów wymaga posiadania aktywnego Portfela InsERT i środków w postaci InsPunktów.

• Aktywacja usługi jest bezpłatna po zaakceptowaniu regulaminów Konta InsERT, Portfela oraz Portalu Dokumentów.
• Za każdy przesłany dokument pobierana jest opłata w postaci InsPunktów (1 strona = 1 InsPunkt).
• Aktywacja Portalu Dokumentów zasila Portfel InsERT o 25 InsPunktów.

• Wysyłka do księgowości: Prosty tryb, gdzie dokumenty są wysyłane bezpośrednio do programu księgowego lub pozostają w Portalu Dokumentów w statusie "nowy".
• Obieg dokumentów: Zaawansowany tryb z możliwością zarządzania dostępem do dokumentów, ich akceptacją oraz przesyłaniem.

Wyróżniamy tutaj dwa typy użytkowników: 

• Pracownik firmy dodający dokumenty:

- Może dodawać dokumenty do aplikacji.

- Ma ograniczony dostęp do dokumentów firmowych, widzi tylko dokumenty dodane przez siebie lub te, w których obiegu uczestniczył.

• Osoba zarządzająca dokumentami:

- Podczas dodawania dokumentu może zdecydować, czy przesyła dokument bezpośrednio do programu księgowego, czy zachowuje go w aplikacji webowej.

- Ma pełen dostęp do dokumentów firmowych.

- Decyduje o losie dokumentów w aplikacji: przekazuje je do innych użytkowników, do akceptacji, przejmuje dokumenty przypisane do innych, kończy obieg lub przesyła dokumenty do programu księgowego.

- W firmie może być kilka osób posiadających takie uprawnienia.

Portal Dokumentów zastąpił dwie istniejące usługi: Portal Biura – Dokumenty oraz Dokumenty firmy.

• Aktualni klienci zostaną automatycznie przeniesieni do Portalu Dokumentów.
• Strony z dotychczasowych licencji zostaną przeliczone na InsPunkty (1 strona = 1 InsPunkt).
• Konieczna będzie akceptacja nowych regulaminów.

• Biura rachunkowe: Akceptacja obu regulaminów w Koncie InsERT lub z poziomu programu księgowego. Brak akceptacji wstrzyma możliwość korzystania z usług Portalowych. Akceptacja regulaminu następuje tylko raz i może dokonać jej użytkownik będący administratorem firmy w Koncie InsERT.
• Klienci biur rachunkowych: Akceptacja nowego regulaminu przy pierwszym logowaniu do Portalu Dokumentów. Po tym kroku klienci zostaną przekierowywani do Portalu Dokumentów. Podczas pierwszego logowania zostaną poproszeni o akceptację nowego regulaminu. Klienci biur rachunkowych nie będą akceptować regulaminu Portfela InsERT. W całej firmie akceptacja regulaminu następuje tylko raz i może dokonać jej użytkownik będący administratorem firmy w Koncie InsERT.
• Firmy z własną księgowością: Akceptacja regulaminu w Koncie InsERT, programie księgowym lub przy pierwszym logowaniu. W całej firmie akceptacja regulaminu następuje tylko raz i może dokonać jej użytkownik będący administratorem w Koncie InsERT.

• Zyskały nowe możliwości współpracy z klientem. W programie opcja Odrzuć została zastąpiona dwoma do wyboru: Cofnij i Usuń. Cofnięcie dokumentu skutkuje przywróceniem dokumentu do Portalu Dokumentów, a klient ma możliwość, żeby dokonać zmian na dokumencie i odesłać do księgowości.
• Zostały rozdzielone uprawnienia do usług Portal Biura – Raporty i Portal Dokumentów, dzięki czemu u klientów biur dostęp do wybranych aplikacji mogą mieć różne osoby.
• W linii nexo biura rachunkowe mogą włączyć w Laboratorium funkcjonalność Etykiet.
• Zmienił się sposób rozliczania. Dokumenty nadal są opłacane za stronę, ale InsPunktami. Opłata jest pobierana za dokument na wejściu do Portalu, natomiast dokument, który już trafi do portalu może być przesyłany między klientem a księgowością wielokrotnie.
• W programach został poprawiony sposób aktywowania i udostępniania usług.

• Wszyscy klienci zostali przełączeni na tryb: Wysyłka tylko do księgowości, ale w dowolnym momencie administrator może zmienić tryb na Obieg dokumentów.
• Klienci, którzy posiadali tylko usługę dokumentów zostali przekierowani do nowej aplikacji Portal Dokumentów.
• Klienci, którzy posiadają zarówno usługę Raportów i Dokumentów zyskali dostęp do dwóch aplikacji. Mogą się między nimi przełączać, korzystając z menu w prawym górnych rogu aplikacji. Rozdzielone zostały uprawnienia do tych aplikacji, dzięki czemu w jednej firmie mogą być użytkownicy, którzy mają dostęp do jednej z wybranych usług.
• Zmienił się wygląd aplikacji, dzięki czemu klienci mogą zobaczyć wszystkie dokumenty w jednym miejscu, łatwo je filtrować, sortować i śledzić statusy.
• Większe organizacje zyskały możliwość przekazywania dokumentów między użytkownikami.
• Na etapie dodawania dokumentu można zdecydować, czy dokument ma zatrzymać się w portalu przed przesłaniem do księgowości (np. w celu opisu).
• Status dokumentu Odrzucony zostanie zastąpiony przez Przywrócony. Dokument o takim statusie można ponownie przesłać do księgowości.
• W aplikacji pojawił się Kosz, co pozwala na usuwanie dokumentów zarówno przez klientów, jak i księgowość.

• Firmy zostały przełączone w tryb: Wysyłka do księgowości, ale w dowolnym momencie administrator może zmienić tryb na Obieg dokumentów.
• Użytkownicy zyskali dostęp do Narzędzia do dzielenia i scalania.
• Na etapie dodawania dokumentu można zdecydować, czy dokument ma zatrzymać się w portalu przed przesłaniem do księgowości (np. w celu opisu).
• W aplikacji pojawił się Kosz, co pozwala na usuwanie dokumentów zarówno w aplikacji, jak i po stronie programu księgowego.
• W programie księgowym dodano opcję cofania dokumentu do Portalu Dokumentów.

• Użytkownicy zostali przełączeni w tryb: Obieg dokumentów, ale w dowolnym momencie administrator może zmienić tryb na Wysyłka do księgowości.
• Wszyscy użytkownicy zyskali dostęp do Narzędzia do dzielenia i scalania.
• Użytkownicy z wyższymi uprawnieniami mogą zobaczyć rozbudowaną możliwość przekazywania dokumentów między użytkownikami.
• Użytkownicy z wyższymi uprawnieniami mogą podczas wysyłki dokumentu zdecydować, czy dokument ma trafić bezpośrednio do księgowości, czy powinien zostać przechowany w Portalu Dokumentów (np. w celu opisu).
• Użytkownicy z niższymi uprawnieniami stracili podgląd wszystkich dokumentów firmowych, będą widzieli tylko swoje dokumenty.
• W programie księgowym dodano opcję cofania dokumentu do Portalu Dokumentów.

• Użytkownicy pozostali w trybie pracy  Obieg dokumentów.
• Wszyscy użytkownicy zyskali dostęp do Narzędzia do dzielenia i scalania.
• Użytkownicy z wyższymi uprawnieniami mogą podczas wysyłki dokumentu zdecydować, czy dokument ma trafić bezpośrednio do księgowości, czy powinien zostać przechowany w Portalu Dokumentów (np. w celu opisu)
• Dla dokumentów w etapie Zakończony odblokowana została możliwość przesłania takich dokumentów do księgowości. Do tej pory dokument kończył swój obieg w etapie Zakończony lub W księgowości.  Nie było możliwości przesłania dokumentów do księgowości po zakończonym obiegu w Portalu.

Wersje 1.80 GT i 51 nexo są w pełni dostosowane do pracy z Portalem Dokumentów. Starsze wersje będą nadal funkcjonować, ale bez pełnego zakresu nowych funkcji.

Niezależnie od wersji konieczna jest akceptacja regulaminów.

Co się zmieni w programach desktopowych w związku z nową wersją Portalu Dokumentów? 

• Pojawi się nowy moduł Dokumenty pobrane, który zastąpi dotychczasowe Portal Biura - Dokumenty / Dokumenty firmy,
• Uruchomione zostaną nowe metody aktywacji usług Portal Dokumentów i osobno Portal Biura – Raporty,
• Włączony zostanie Portfel InsERT, znikną informacje o liczbie stron.

Tak, dane użytkowników zostają automatycznie przeniesione do nowej wersji Portalu. Użytkownicy nie muszą podejmować dodatkowych działań w tym zakresie.

Tak, jeżeli klient przejdzie do innego biura również pracującego na InsERT nexo/GT, nowe biuro udostępni portal, który początkowo będzie "pusty". Po kontakcie z nami dokumenty przesłane do poprzedniego biura zostaną przeniesione i będą widoczne w nowym Portalu.

W Portalu Dokumentów wprowadzona została retencja dokumentów. Dokumenty będą przechowywane przez bieżący oraz kolejny rok kalendarzowy. Po zakończeniu każdego roku, użytkownik zostanie poinformowany o kończącym się okresie przechowywania dokumentów i będzie miał 60 dni na decyzję dotyczącą dalszego przechowywania. Portal Dokumentów służy do obsługi bieżących dokumentów, więc długoterminowe przechowywanie może być dodatkowo płatne.

Dokumenty przesłane do Portalu Dokumentów są przechowywane przez bieżący oraz kolejny rok kalendarzowy. Po tym okresie użytkownik zostanie poinformowany o kończącym się okresie przechowywania i będzie miał 60 dni na podjęcie decyzji dotyczącej dalszego przechowywania dokumentów.

Tak, przechowywanie dokumentów dłużej niż zakłada okres retencji może być w przyszłości dodatkowo płatne. Portal Dokumentów jest przeznaczony do obsługi bieżących dokumentów, a długoterminowe przechowywanie może wiązać się z dodatkowymi opłatami.

Bezterminowy jest dostęp do aplikacji, natomiast przesyłanie dokumentów wymaga aktywnego Portfela InsERT i środków InsPunktów. Doładowanie portfela przedłuża jego ważność o rok.

Żadna funkcjonalność nie zniknie, ale pewne scenariusze zostały obsłużone inaczej. Największe zmiany odczują klienci biur rachunkowych, dla których wprowadzono nowe widoki i funkcjonalności.

Jedną ze zmian jest zupełnie nowy widok Portalu Dokumentów. Zamiast czterech zakładek z dokumentami, mają możliwość przeglądania dokumentów na jednym podglądzie i filtrowania ich po statusie. Pojawiły się także nowe funkcje, takie jak akcje masowe na dokumentach, kosz czy możliwość zmiany sposobu pracy i włączenie trybu z obiegiem dokumentów.

Użytkownicy Dokumentów firmy nie stracili funkcjonalności, ale pewne scenariusze zostały obsłużone inaczej. Na przykład w Portalu Dokumentów zniknęła możliwość stworzenia jednego dokumentu z wieloma plikami. Scenariusz dodania kilku plików można obsłużyć, łącząc je w jeden za pomocą Narzędzia do dzielenia i scalania.

Klienci korzystający z trybu z jedną akceptacją, którzy mają niższe uprawnienia, mają teraz ograniczony dostęp do dokumentów firmowych. Do tej pory widzieli wszystkie dokumenty firmowe, teraz widzą tylko swoje dokumenty. O tej sytuacji informujemy bezpośrednio w aplikacji. Rozwiązaniem może być podniesienie uprawnień użytkownika lub zmiana sposobu pracy na podstawowy, gdzie wszyscy mają takie same możliwości.